Los nuevos soportes llegan al archivo. Ante esta situación, no cabe que los archiveros se planteen si resulta o no oportuno que se reciban.
Simplemente deben hacer lo posible por tratar esa documentación como una más en el archivo, como un componente del patrimonio archivístico moderno que son.
El hecho de que haya cambiado el soporte implica algunas variaciones en las costumbres archivísticas tradicionales: se precisa el uso de máquinas para hacer posible su lectura, se requieren diferentes normas de conservación, e incluso se tendrán que dictar normas sobre el volcado de unos soportes a otros con el fin de preservar la información del deterioro y posibilitar su lectura con las máquinas actuales y no depender de máquinas antiguas.
Los archiveros se preguntan si el cambio de formato papel a formato electrónico va a suponer también un cambio en las teorías tradicionales de la archivística. En el plano intelectual, se preguntan acerca del valor probatorio e informativo de los documentos administrativos. Desde un punto de vista práctico, se preguntan cuánto espacio va a hacer falta para almacenarlos, cuánto va a costar su preservación, con qué frecuencia deben ser transferidos, qué conocimientos tendrán que poseer para manejarlos, y si se dispondrá del equipamiento que permita usarlos.
Respecto a estas consideraciones ya se apuntan algunas desventajas que se avecinan con el cambio:
Alto coste de preservación de los documentos.
Transferencia de documentos más complicada, porque en un mismo soporte se almacenan muchos documentos, y unos deberían ser transferidos antes que otros.
Pérdida potencial de información con mayor facilidad, ya que los sistemas informáticos permiten eliminar información de una forma sencilla.
Obsolescencia y dependencia del software.
Los documentos electrónicos deben ir acompañados de documentación que explique la naturaleza y estructura de los registros, sobre todo cuando se trata de datos numéricos, por ejemplo las estadísticas.
Este formato más fácil de manipular y ordenar permite al archivero seleccionar registros que quizá no seleccionaría en formato papel.
La ordenación de los documentos electrónicos no debe variar de la que se lleva a cabo en papel, con la diferencia de que la ordenación va a ser lógica, no física. Se complica a la hora de organizar las series.
Por el momento los archiveros tienen que plantearse cómo tratar estos documentos dispuestos en los nuevos soportes y contar con especialistas informáticos para desarrollar técnicas de manejo y preservación.
MARCOS Mari Carmen los archivos en la era digital ISSN 1386-6710 [en línea] [consultado 23 de octubre de 2011] disponible en http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1999/junio/los_archivos_en_la_era_digital.html
APORTE PROPIO
ResponderEliminarLas tecnologías van avanzando rápidamente, lo que conlleva que la información se administre por medio electrónico para una gestión eficiente, nosotros los profesionales de información debemos estar preparados para manejar tanto documentos físicos como electrónicos ya que estos también componen el archivo de una unidad documental o entidad, y es necesario estar dotado de herramientas actuales para permite la visualización y trazabilidad de los documentos electrónicos; así mismo implementar metodologías normas de conservación del documento electrónico.